Laukaan kunta on Keski-Suomessa sijaitseva, väkiluvultaan 19 000 ihmisen kunta. Laukaan kuntaorganisaatiossa työskentelee n. 1200 henkilöä konsernihallinnon, perusturvapalveluiden, sivistyspalveluiden, teknisten palveluideen ja sosiaali-terveyspalveluiden parissa.Laukaan kunta halusi jalkauttaa strategiansa niin, että henkilöstöstä jokainen voisi omaksua strategiasta asioita omaan työhönsä. Tarinan Laukaan strategiatyöstä Topaasian parissa kertovat Laukaan kunnanjohtaja Linda Leinonen, viestintäpäällikkö Heli Peltola ja perusopetuksen suunnittelija Eva Hilkamo.
Haasteena osallistava strategian jalkautus
Laukaan organisaatiossa on tiimejä ja työrooleja paljon, ja soteuudistuksen myötä kuntaan liittyi runsaasti uusia työntekijöitä, jotka Laukaa halusi osallistaa kunnan strategiaan. Kunnanjohtaja Linda Leinonen kuvaa, mitä Laukaassa haluttiin strategian jalkautuksella saavuttaa:
“Halusimme tehdä strategian, joka ei jää työntekijöiden taukopöydälle lojumaan, vaan olisi oikeasti sellainen johon voi samaistua, toimi kunnassa sitten esimiehenä, liikuntapaikkojen hoitajana, siistijänä tai opettajana. Halusimme, että kaikki pystyvät omaksumaan strategiasta asioita omaan työhönsä ja kokemaan “ahaa”-elämyksiä”, Linda kertoo.
Perusopetuksen suunnittelija Eva Hilkamon mukaan ydinhaaste strategian jalkautuksessa on osallistamisessa. “Jos puhuva pää jossakin puhuu strategiasta, niin ei se tule omaksi eikä mene käytäntöön”, Eva kertoo, johon kunnanjohtaja Linda Leinonen jatkaa, miten Laukaassa päädyttiin strategian jalkauttamisen suhteen Topaasiaan:
“Ensin mietimme, että kierretään tiimit yksitellen läpi ja osallistetaan jollain lappu-metodilla, mutta totesimme, etteivät aikaresurssit riitä siihen. Sitten pohdittiin videomateriaalin tuottamista ja tehtävien teettämistä, mutta sekin tuntui huonolta idealta. Sitten kokeilimme sattumalta Topaasiaa ja siitä tuli tunne, että tämä olisi se juttu”, Linda kertoo.
Miten saada aikaan keskustelua strategiasta käsin?
Strategian jalkautukseen ja henkilöstön osallistamiseen liittyy Linda Leinosen mukaan erityisesti kaksi turhautumisen aihetta. Ensinnäkin perinteinen ratkaisu eli puhuva pää salissa ja post-it lappuilu eivät toimi ja toiseksi, miten kaikki tiimit ehtivät käsittelemään strategiaa tavalla, joka koskettaa juuri heidän työtään?
“Topaasiassa ihastutti se, että kaikki tekevät valintoja. Kaikki valitsevat kortteja ja pääsevät reagoimaan ja keskustelemaan. Pelissä ei pakoteta ketään olemaan koko ajan äänessä, mutta kuitenkin osallistumaan ja esittämään mielipiteensä. Osallistamisen tilaisuudet, joissa ihmiset eivät osallistu ovat turhauttavia. Tässä täytyy osallistua, mutta kivalla ja kevyellä tavalla”, Linda kuvailee.
Evan mukaan osallistamisen tilaisuuksissa osallistujan näkökulmasta turhautumista aiheuttaa usein olo, ettei tule kuulluksi.
“Topaasiassa osallistujalle tulee varmasti olo, että tulee kuulluksi. Hänellä on mahdollisuus sanoa oma mielipiteensä ja hän tietää, että hänen asiansa tulee kuulluksi, kirjatuksi ja asia menee eteenpäin”, Eva kertoo.
Me olemme kehityshaluinen, innokas, nuorekas ja innokas työyhteisö, ja olisi kiva tehdä asioita uudella tavalla, joka innostaa porukkaa. Siksi valitsimme Topaasian.
-Linda Leinonen
Mitä erilaista Topaasiassa on verrattuna muihin henkilöstön osallistamisen tapoihin?
Topaasian eduksi osallistamisessa erottuvat Helin, Evan ja Lindan mukaan erityisesti
keskustelun selkeät raamit ja struktuuri, helppokäyttöisyys ja joustavuus, pelillisyyden tuoma keveys sekä dokumentaation ja statistiikan vaivattomuus.
- Selkeät raamit ja struktuuri keskustelulle
“Muihin tapoihin verrattuna Topaasia antaa selkeät raamit käsitellä asioita. Tässä on selkeät, etukäteen mietityt teemat, aikarajat ja tasavertaisuus osallistujien kesken. Kaikki pääsevät ja joutuvat positiivisella tavalla osallistumaan”, viestintäpäällikkö Heli Peltola kertoo.
Topaasia-session selkeä struktuuri on Lindan mukaan hyvä asia, koska sen ansiosta pelinvetäjät tietävät miten keskustelu etenee, jolloin he pystyvät aikatauluttamaan session ilman rönsyilyä.
“Keskusteluajan ansiosta osallistujat tajuavat ajan rajallisuuden eikä lähdetä jaarittelemaan. Kaikilla on mahdollisuus osallistujia. Aina ei kuitenkaan tarvitse puhua, hiljaisemmat voivat osallistua vain pelaamalla kortin. Ja vaikka aika loppuisi, voi pelinjohtaja joustavasti lisätä aikaa, eikä ihmisten ajatuksia katkaista kesken”, Heli toteaa.
- Helppokäyttöisyys & joustavuus
Linda kertoo, että Topaasian helppokäyttöisyys ja intuitiivisuus erottavat sen muista tavoista osallistaa henkilöstöä: “Topaasia oli todella helppokäyttöinen, vaikka kaikki eivät välttämättä ole tottuneita erilaisten sovellusten ja älylaitteiden käyttämiseen.”
“Topaasiassa oli useita tapoja toteuttaa keskustelua. Joillekin osallistujille omien ideoiden kirjoittaminen pelin lopussa oli hankalaa, jolloin he sanelivat pelinjohtajalle, joka kirjoitti heidän sanelunsa. Näin pääsimme nopeammin eteenpäin. Tykkäsin, ettei järjestelmä ole liian jäykkä, vaan on erilaisia tapoja päästä lopputulokseen”, Eva kertoo.
- Pelillisyys tuo keveyttä hankaliin asioihin
“Pelipakka arpoo kortit ja se luo sattumanvaraisuuden, joka on kuitenkin ohjattua sattumanvaraisuutta. Mitä tahansa kortteja tuleekin, niin ne liittyvät aiheeseen. Se tuo keveyttä aiheen käsittelyyn. Keskustelua ei ohjaa hierarkiassa korkealla oleva henkilö, vaan peli jakaa kortit. Se tuo hankalienkin aiheiden käsittelyyn väljyyttä”, Heli summaa.
Linda kuvaa, että juuri korttien luoman ohjatun satunnaisuuden avulla keskusteluun nousevat tiimin jäsenten moninaiset strategiasta lähtöisin olevat ajatukset, verrattuna siihen, että jalkautus tehtäisiin esim. yhden johtoryhmän jäsenen toimesta tai muilla jalkauttamisen tavoilla.
- Dokumentaatio ja statistiikka
“Kenenkään ei tarvitse ottaa kuvia tai tehdä muistiinpanoja. Kaikki tieto jää kaikki talteen ja statistiikkasta näkee, mitkä kortit ja asiat nousevat esille ja toistuvat. Tiedon kertyminen sähköisesti suoraan keskusteluista on hyvä asia. Muuten me vanhanaikaisesti kerättäisiin liimalappuja yhteen ja miettisimme, että mitä näillä tehtäisiin”, Linda kertoo.
Innostumista jo ensimmäisissä kokeiluissa
Topaasian tutustuminen aloitettiin Laukaassa demopelillä. Helin mukaan oli merkittävää päästä itse kokemaan, mitä strategian käsittely pelillisesti konkreettisesti tarkoittaa. Laukaassa kokeiltiin heti tosissaan ja ensimmäisessä kokeilupelissä pelattiin kunnanvaltuutettujan kanssa ja asiasta innostuttiin.
“Nopeasti näki, että ihmiset innostuivat puhumaan. He innostuivat välittömästi ja antoivat kommentteja, että tämä on hyvä työkalu. Ensimmäinen kerta oli onnistunut”, Eva kuvaa ensimmäistä kokemusta Topaasialla.
“Testasimme toisen kerran johtoryhmän kanssa ja keskustelu lähti heti lentoon, ja koimme että tämä voisi toimia isossa organisaatiossa useilla eri työntekijätasoilla. Meillä on eri toimialoja ja työnkuvia: suunnittelua, suorittavaa ja johtamistyötä. Tapa toimii silti kaikilla”, Heli kertoo.
Me innostuttiin jo demopelistä niin, että pelattiin se tosissamme. Jäimme oikeasti pohtimaan asioita, joka kuvastaa sitä, että homma todella toimii.
-Linda Leinonen
Miltä tulevaisuus näyttää Topaasian kanssa?
Laukaassa tuleva syksy näyttää vilkkaalta pelisessioiden suhteen.
“Meillä on kalenteri täynnä pelisessioita. Syksyn teemana peluutetaan strategiaa omalla strategiapelillämme. Uskon, että Topaasia voisi toimia hyvin myös työyhteisön hankalien aiheiden keskusteluttamisessa. Olenkin katsonut henkilöstöasioihin valmispakkojen valikoimasta pelejä, joita tekee mieli testata”, Linda kertoo.
Topaasialla kaikki pääsevät helpommalla. Strategian jalkauttajat pääsevät helpommalla, kun peli tarjoaa valmiin keskustelun mallin, mutta myös henkilöstö pääsee helpommalla, kun tämä toimii kännykässä, on selkeä ja pelaamiseen ei tarvita erillisia fasilitointivälineitä tai olla paikan päällä
-Linda Leinonen
----
Kiitokset Laukaan kunta, Linda, Eva ja Heli!
Laukaan kunta
Haluatko tietää lisää osallistavasta strategiatyöstä? Lataa Strategian osallistamisopas
Lue lisää strategiatyöstä Topaasialla ja varaa tapaaminen
Kokeile Topaasiaa ilmaiseksi 30pv kokeilujakson ajan 